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事半功倍:Excel 迅速录入小技巧

发布时间:2021-10-6 ┊ 文章作者:豪迪群发

日常工作上,录入实际上 是产生频次最大、用时也最多的作业之一。把握一些迅速录入方法,肯定能令你的工作中事倍功半。下面本文,将陪你如何快速学习好多个 Excel 中的迅速录入小窍门,轻轻松松变成 职业中最靓的仔。

1. 从 1 输到 10000 必须 多长时间?

绝大部分表格,都是会在左边转化成一个编号列。小表格还好,如果是一个特别大的表格,填好编号也是件极其不便的事。实际上 制做系列号有一个十分简单的方法,那便是运用“单元格范畴” “添充” 一秒钟拿下。

最先在第一个编号框中输入“1”(实例表格中为 A2 单元格),随后在名字框中输入“A2:A10001”(即挑选所有的 10000 行),下面点一下“逐渐-添充-编码序列”,将所有的主要参数维持默认设置,立即回车键。那样,1 到 10000 行的编号便一瞬间填完了。

2. 只删数不删掉公式计算你用几秒钟?

有一些表格是单月应用的,假如想下一个月再用,就需要把里头的信息全删除。但是这种做不但费时间,也非常容易将里边的公式计算整掉。碰到这样的状况,又应该怎么办呢?

最先选定全部数据信息区(不必挑选文章标题),随后点一下“逐渐-搜索和挑选-变量定义”,按住 Del 键。那样 2 秒左右不上,一张含有公式计算的详细空缺表便亮相眼下了。

3. 多电子表格与此同时录入

有一些表格会内嵌好几个电子表格,且这种电子表格的具体内容与合理布局也都大致同样。是否有方法,能够在好几个电子表格中与此同时录入同样內容呢?

回应:最先选定全部电子表格,立即录入需要的信息内容。当输入进行后,你能发觉所输入的信息内容,早已自动同步到每一个表格中了。而它与一般录入较大 的不一样,便是第一步“都选电子表格”。

4. Ctrl 键强制性添充编码序列

应用填充柄拖动编号时,最后一步必须 客户手工制作将其调整为“添充编码序列”。假如不愿意那么不便,实际上还有一个更便捷的方式,即按住 Ctrl 键随后再拖动填充柄。在这个方式下,Excel 将自动生成 1、2、3、4…… 那样规范步幅的编号,省去了客户手工制作挑选这一步。

5.“1”、“2”替代输入“男”、“女”

大批量录入性別信息内容时,不管应用下拉列表或是手工制作录入,都十分用时。实际上 我们可以改动单元格文件格式,根据输入“1”表明“男”,输入“2”表明“女”,来迅速拿下它。

都选要安装的单元格,按住 Ctrl 1 进到单元格特性控制面板。点一下“数据→自定”,将以下编码([=1]"男";[=2]"女")填好到右边类型区。经此处置后,只需在性別栏中输入“1”或“2”,表格就会自动生成相应的“男”和“女”字眼了。

6. 大批量输入企业

有一些表格必须 在数据后边加上企业,但手工制作加上不但用时,还会继续危害到事后测算。实际上这些状况,一样也可以用单元格文件格式来处理。

具体做法是:最先选定要处置的地区,Ctrl 1 进到单元格特性控制面板,点一下“数据→自定”,在“G/通用性文件格式”后边立即输入你需要填好的企业(例如“元”)。回车键后,全部的数据就会全自动加上这一企业了。并且那样解决过的表格,还不危害正常的的公式计算计算。

7. 迅速自动跳转到表格最下边

有一些表格数据信息列较长,假如想转跳到表格的最下边或最上边,或是挺耗时间的。实际上 在 Excel 中,我们可以依靠键盘快捷键“Ctrl ↓”或“Ctrl ↑”,迅速自动跳转到表格的最下边或最上边,应对长表格特别是在合理。

8. 多单元格一次性填好同样內容

假如必须 在好几个单元格填好同样內容,传统式方式是一个单元格一个单元格输入,高效率很低。实际上 这儿有一个更快捷的方式,即按着 Ctrl 键,一次性选好全部要录入的单元格,录入信息内容。按住 Ctrl 回车键确定后,全部被选定的单元格,就会一次性填完以上內容了。

9. 迅速转化成有周期性的系列号

有一些编号并不是纯粹的数据,只是必须有一定标识符做作为前缀(如原材料号),立即应用填充毫无疑问不好。这时候就可以依靠单元格文件格式,变向处理它。

最先选定要处置的列,按住 Ctrl 1 进到单元格特性控制面板,随后点一下“数据→自定”,将默认设置文件格式种类改动为“0”。下面将固定不动的前后缀名填好在 0 的相应部位上(作为前缀写到 0 正前方,后缀名写到 0 后才,应用英文引号隔开)。回车键后,只需输入数据,Excel 便会自行帮大家添好前后缀名。并且这时候“添充”作用也是可以用的,再长的编号列也可以运用这些方法迅速转化成。

10. 迅速转化成累计值

许多表格都是有累计栏,传统式办法是利用公式计算或是 SUM、SUBTOTAL 涵数手工制作归纳,但假如要累计的列过多,经常实际操作也是很耗时间的。实际上 大家只需要先选定要数据分析的信息区(包括累计栏),随后按住“Alt =”,Excel 就会全自动进行行与列的求饶实际操作。

11. 迅速表明礼拜值

有一些表格会在日期后边提升一个“礼拜”列,传统式办法是独立转化成一列,随后经过改动单元格文件格式的办法来处理。实际上 Excel 中包括一个掩藏文件格式,只需在单元格特性控制面板的日期文件格式后边加上“aaaa”后缀名,礼拜值就会立即表明出来。

12. 大批量给职工涨薪该怎么办?

昨日老总大发慈悲,给每个职工涨薪 500 块。可应对上千余名职工,做为财会人员的你也许就不会那麼开心了。这儿实际上 涉及到的,是一个怎样应对全部数据信息大批量计算的难题。非常简单的处理方法是:在旁边敲入“500”并拷贝一下,随后选定全部要涨薪的单元格,鼠标右键挑选“选择性粘贴”,最终将设定控制面板中的“计算”改动为“加”就可以了!

写在最终

实际上 相近方法,在 Excel 中也有许多。有时候人们会由于不标准的录入,给以后的汇总和解决产生许多不便。事前多了解一些 Excel 小窍门,可以让工作中轻轻松松而又事倍功半。好啦,这就是接下来要和各位共享的一些小招数,你都学会了么!